Processo di gestione delle licenze software: Necessità operativa e implicazioni burocratiche nell’aggiornamento di software

Quello inerente alla gestione delle licenze dei vari software utilizzati dai sistemi ICT è un problema comune a tutte le aziende ed una voce di spesa spesso tenebrosa: i pericoli infatti sono notevoli e così spesso si rinnovano programmi che non si utilizzano appieno o si acquistano licenze superflue per non incorrere in sanzioni per pirateria o a multe a seguito di una attività ispettiva. Una cattiva gestione di software, inoltre, può comportare rischi tecnici, come l’esposizione a malware o all’interruzione di supporto ed assistenza da parte del produttore, con un conseguente danno per l’attività aziendale. Gestire le licenze è, pertanto, un punto da non sottovalutare.

Strategia di gestione delle licenze dei software

Tutte le aziende dovrebbero prevedere, all’interno della propria strategia IT, un software management: si calcola che una inadeguata gestione delle licenze dei programmi utilizzati potrebbe arrecare all’impresa un danno equivalente a circa l’80% del costo del computer; viceversa una politica metodica garantirebbe una maggiore longevità al parco macchine e semplificherebbe il governo degli asset, aumentando di conseguenza l’efficienza e la qualità dell’ICT. Inoltre una strategia pianificata permetterebbe una quantificazione certa dei costi al settore informatico, voce che spesso rimane oscura all’interno del bilancio aziendale.

Automatizzazione del processo di gestione licenze

Ogni software ha necessità di essere periodicamente aggiornato acquistando le varie licenze emesse dalle case produttrici. Tale operazione, eseguibile manualmente su tutti i computer del parco macchine, può essere resa più veloce da un processo di gestione automatizzato che, tuttavia, ha insiti alcuni limiti, dal momento che non è possibile visualizzare i singoli contratti di licenza, né sembra possibile tenere traccia di un prospetto storico delle licenze acquistate. Una alternativa potrebbe essere rappresentata dall’affidarsi ad aziende esterne che offrono servizi di consulenza e che potrebbero monitorare la situazione degli aggiornamenti ai software o elaborare dei programmi di controllo specifici per una politica di gestione più efficiente.

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